Potrzebujesz analizy swojej sytuacji?
Skonsultuj się bezpośrednio z Kancelarią Syndyka. Znajdziemy najlepsze wyjście z długów.
Najczęstsza obawa wierzycieli brzmi: „nie mam wyroku, więc nie zgłoszę wierzytelności”. W praktyce wiele roszczeń zgłasza się na podstawie dokumentów prywatnych, o ile pozwalają wykazać istnienie długu i jego wysokość.
Ten artykuł nie zastępuje analizy prawnej konkretnej sprawy, ale pokazuje, jak w praktyce kompletować i porządkować dokumenty pod zgłoszenie w KRZ.
Zasada ogólna: dokument ma umożliwić weryfikację roszczenia
Syndyk musi móc odpowiedzieć na trzy pytania:
- z czego wynika wierzytelność,
- jaka jest jej wysokość,
- od kiedy jest wymagalna (jeżeli dochodzisz odsetek lub wskazujesz opóźnienie).
Nie ma jednej „magicznej” listy dokumentów. Jest natomiast zasada kompletności: z zestawu ma wynikać roszczenie i jego wyliczenie.
Jeżeli masz wyrok lub nakaz zapłaty
Najczęściej wystarcza:
- orzeczenie (wyrok/nakaz),
- jeżeli dochodzisz kosztów: postanowienie o kosztach albo fragment orzeczenia, który je zasądza,
- jeżeli dochodzisz odsetek: wyliczenie odsetek z okresem i stopą.
Jeżeli dokument ma kilka stron lub załączniki, dołącz komplet. Pojedyncza strona „z sentencją” bywa niewystarczająca, jeżeli brakuje danych identyfikujących roszczenie.
Jeżeli nie masz wyroku (najczęstsza sytuacja w B2B)
Zwykle przygotuj:
- umowę lub zamówienie (jeżeli było),
- dokument potwierdzający wykonanie świadczenia (np. protokół, WZ, potwierdzenie odbioru),
- faktury lub rachunki,
- wezwania do zapłaty (jeżeli były),
- zestawienie: które faktury są niezapłacone i na jaką kwotę.
Kluczowe jest pokazanie ciągu zdarzeń: „było zobowiązanie → świadczenie zostało wykonane → wystawiono dokument rozliczeniowy → nie zapłacono”.
Umowa pożyczki lub kredytu
Minimalny, praktyczny zestaw:
- umowa i ewentualne aneksy,
- harmonogram spłat (jeżeli występuje),
- zestawienie wpłat i saldo,
- wypowiedzenie/wezwania (jeżeli roszczenie wynika z wypowiedzenia).
Jeżeli roszczenie obejmuje prowizje lub opłaty, dołącz dokumenty wskazujące ich podstawę.
Najem i inne świadczenia okresowe
Zwykle potrzebujesz:
- umowy (i aneksów),
- zestawienia zaległych okresów (miesiące/kwartały) z kwotami,
- dokumentów potwierdzających stawki (np. podwyżki, waloryzacje),
- ewentualnej korespondencji o zaległościach.
W tych sprawach częstym błędem jest brak wyliczenia: samo stwierdzenie „zalega 6 miesięcy” bez tabeli kwot nie pomaga.
Kary umowne i roszczenia sporne
Jeżeli roszczenie jest oparte o karę umowną, odszkodowanie albo spór o jakość/usługę, dołącz:
- umowę z postanowieniem o karze,
- dokumenty, z których wynika naruszenie (np. protokoły, reklamacje, odstąpienie),
- wyliczenie kary (stawka, liczba dni, limit),
- korespondencję potwierdzającą zgłoszenie roszczenia.
Ważne: w takich sprawach warto zadbać, żeby opis roszczenia był wyjątkowo precyzyjny, bo syndyk często nie ma kontekstu biznesowego sporu.
Jak uporządkować dokumenty (praktyczny układ)
Najprostszy i najczytelniejszy układ:
1) „Podstawa” (umowa/zamówienie),
2) „Wykonanie” (protokoły, WZ, odbiory),
3) „Rozliczenie” (faktury, rachunki),
4) „Wezwania i korespondencja” (jeżeli były),
5) „Wyliczenie” (saldo, odsetki, koszty).
Najczęstsze braki, przez które syndyk wzywa do uzupełnień
- brak umowy i brak jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego wykonanie,
- same faktury bez kontekstu (nie wiadomo, za co i na jakiej podstawie),
- brak wyliczenia salda przy wielu fakturach,
- nieczytelne skany albo ucięte strony,
- dokumenty bez dat (utrudnia to ocenę wymagalności).
Checklista dokumentów (do odhaczenia)
- Czy z dokumentów wynika podstawa długu?
- Czy z dokumentów wynika, że świadczenie zostało wykonane?
- Czy da się policzyć kwotę główną z załączników?
- Czy masz tabelę zaległości/salda?
- Jeżeli dochodzisz odsetek: czy masz wyliczenie z okresem i stopą?
