Zgłoszenie wierzytelności w walucie obcej

Wierzytelność w walucie obcej (np. EUR, USD) to częsty przypadek w relacjach B2B: import, transport, usługi IT, umowy z zagranicznym kontrahentem. W zgłoszeniu w KRZ najważniejsze jest to, żeby syndyk mógł zweryfikować, skąd bierze się kwota oraz w jaki sposób została przeliczona.

Jeśli potrzebujesz „technicznej” instrukcji obsługi formularza, zacznij od poradnika: zgłoszenie wierzytelności w KRZ krok po kroku. Ten artykuł skupia się na tym, co zwykle sprawia trudność przy walucie obcej: kursy, daty, odsetki i spójność wyliczeń.

Najpierw ustal, co dokładnie zgłaszasz

W praktyce możesz mieć:

• należność główną w walucie (np. 2 000 EUR),
• odsetki liczone od tej kwoty,
• koszty uboczne (np. koszty windykacyjne, koszty procesu).

Największe ryzyko błędu powstaje wtedy, gdy mieszasz waluty bez jasnego wyliczenia: część pozycji w EUR, część w PLN, a suma „na oko”.

Waluta w zgłoszeniu: trzymać się EUR/USD czy przeliczać na PLN?

W praktyce najbezpieczniejszy jest wariant „czytelny dla syndyka”:

• pokazujesz kwotę źródłową w walucie (bo z niej wynika roszczenie),
• równolegle przedstawiasz przeliczenie na PLN według jasno opisanej metody (żeby dało się porównać pozycje i policzyć sumę),
• dołączasz zestawienie (tabela) jako załącznik, żeby nikt nie musiał odtwarzać obliczeń.

To podejście ogranicza spory o to, „co autor miał na myśli” i zmniejsza ryzyko wezwania do uzupełnień.

Jak przygotować przeliczenie (żeby dało się je sprawdzić)

Twoje wyliczenie powinno zawierać trzy elementy:

• kwotę w walucie,
• kurs (jaki i z jakiej daty),
• wynik w PLN (jeżeli jest wymagany przez formularz lub praktykę w sprawie).

Jeżeli przyjmujesz kurs z określonego źródła, wskaż to w wyliczeniu (np. „kurs średni z danej daty”). Najważniejsze jest, żeby kurs był jednoznaczny i odtwarzalny.

Jaki kurs i jaka data kursu? Ustal metodę i trzymaj się jej

Najwięcej problemów wynika z tego, że wierzyciel „dobiera” kurs w trakcie liczenia (dla każdej pozycji inaczej), a potem wychodzi suma, której nie da się zreplikować. Dlatego wybierz metodę i opisz ją wprost w zgłoszeniu/zestawieniu.

W praktyce spotyka się trzy podejścia:

• kurs wynikający z umowy (jeżeli strony wprost go wskazały),
• kurs z konkretnej daty związanej z roszczeniem (np. data wymagalności albo data wystawienia faktury — istotne jest, aby konsekwentnie stosować tę samą regułę),
• kurs z jednej „daty referencyjnej” dla całego salda (ułatwia kontrolę, zwłaszcza przy wielu fakturach).

Niezależnie od wariantu: w tabeli wpisz kurs i datę kursu przy każdej pozycji albo jasno wskaż, że dla wszystkich pozycji przyjąłeś tę samą datę.

Przykład przeliczenia

Założenia:

• kwota: 2 000 EUR,
• kurs: 4,50 PLN/EUR.

Wyliczenie:

2 000 EUR × 4,50 = 9 000 PLN

Jeżeli zgłaszasz kilka faktur w różnych datach, rozpisz je osobno (faktura → kwota → kurs → wynik).

Wiele faktur w walucie obcej: jak rozpisać zestawienie

Przy kilku pozycjach najlepsza jest prosta tabela (nawet w PDF), np.:

Jeżeli były płatności częściowe albo korekty, dodaj je w tabeli jako osobne pozycje (żeby saldo było „księgowe” i zrozumiałe).

Co z odsetkami przy walucie obcej

Odsetki liczy się tak samo „mechanicznie” jak przy złotówkach, ale musisz być konsekwentny:

• albo liczysz odsetki od kwoty w walucie i na końcu przeliczasz wynik,
• albo przeliczasz kwotę bazową na PLN według przyjętej metody i liczysz odsetki od PLN.

Najważniejsze, żeby metoda była jedna i opisana w wyliczeniu. Przy zmianach kursu w czasie łatwo o niespójności, dlatego rozpisanie kroków jest kluczowe.

Płatności częściowe, korekty i potrącenia: pokaż „drogę do salda”

Jeżeli dłużnik zapłacił część faktury, była nota uznaniowa albo korekta, syndyk będzie patrzył na saldo netto. Zadbaj o to, żeby w dokumentach dało się prześledzić:

• pozycję pierwotną (faktura/umowa),
• zdarzenie zmniejszające (płatność/korekta),
• saldo końcowe na dzień, który przyjmujesz w zestawieniu.

Przy walucie obcej szczególnie ważne jest, żeby nie „zgubić” waluty przy płatnościach (np. zapłata w PLN do faktury w EUR) i opisać, jak rozliczasz takie różnice.

Dokumenty, które zwykle są istotne

Najczęściej przy wierzytelnościach walutowych dołącza się:

• umowę lub zamówienie wskazujące walutę rozliczeń,
• faktury/rachunki w walucie,
• dokumenty potwierdzające wykonanie (jeżeli występują),
• wyliczenie salda (z rozpisaniem pozycji),
• przeliczenie na PLN (jeżeli jest potrzebne),
• wyliczenie odsetek (jeżeli są dochodzone).

Żeby niczego nie pominąć, warto podeprzeć się checklistą: jakie dokumenty do zgłoszenia wierzytelności.

Terminy i opłaty: waluta obca niczego tu nie „ułatwia”

Waluta wierzytelności nie zmienia kluczowej zasady: liczy się termin zgłoszenia. Spóźnienie może oznaczać dodatkowy koszt, niezależnie od tego, czy roszczenie jest w EUR czy w PLN.

• jeśli chcesz zrozumieć, kiedy pojawia się koszt, zobacz: opłata za zgłoszenie wierzytelności w upadłości,
• jeśli termin już minął i zastanawiasz się, co dalej: zgłoszenie wierzytelności po terminie: konsekwencje i rozwiązania.

Najczęstsze błędy w walucie obcej

• brak wskazania kursu i daty kursu,
• mieszanie metod (raz liczysz odsetki od EUR, raz od PLN),
• podanie sumy bez rozpisania pozycji,
• przeliczenie kwoty głównej, ale brak przeliczenia odsetek lub odwrotnie,
• brak spójności między opisem a załącznikami.

Jeżeli chcesz szybko zweryfikować, czy Twoje zgłoszenie „przejdzie” bez poprawek, przydaje się lista typowych potknięć: najczęstsze błędy w zgłoszeniu wierzytelności w KRZ.

Checklista przed wysłaniem

• Czy każda pozycja ma kwotę w walucie i jasne przeliczenie?
• Czy kurs i data kursu są jednoznaczne?
• Czy metoda liczenia odsetek jest konsekwentna?
• Czy w załącznikach są dokumenty potwierdzające walutę i kwoty?