Najczęstsze błędy w zgłoszeniu wierzytelności w KRZ

W zgłoszeniach wierzytelności w KRZ powtarzają się te same problemy. Część z nich to drobiazgi (np. nieczytelny skan), a część potrafi zmienić wysokość uznanej wierzytelności (np. błędnie policzone odsetki albo pominięte spłaty).

Poniższa lista jest praktyczna: możesz ją potraktować jako checklistę przed wysłaniem zgłoszenia. Jeżeli potrzebujesz pełnej instrukcji krok po kroku, zacznij od poradnika: zgłoszenie wierzytelności w KRZ.

Dlaczego błędy w KRZ są tak częste

Wierzyciele najczęściej popełniają błędy z trzech powodów:

• wpisują kwoty „z pamięci”, a nie z wyliczenia (szczególnie przy wielu fakturach),
• traktują załączniki jako „wszystko wyjaśnia”, bez opisu i podsumowania,
• liczą odsetki bez jasnej daty końcowej i bez rozbicia na okresy.

W praktyce syndyk działa schematycznie: ma zweryfikować podstawę, wysokość i wymagalność roszczenia. Jeśli nie da się tego zrobić bez domyślania się, pojawia się wezwanie do uzupełnień lub korekta kwoty.

Jak syndyk weryfikuje zgłoszenie (w skrócie)

W typowym zgłoszeniu syndyk sprawdza:

• czy roszczenie wynika z dokumentów (podstawa prawna i faktyczna),
• czy kwota jest policzona w sposób odtwarzalny,
• czy odsetki i koszty uboczne mają jasno wskazany okres i źródło,
• czy uwzględniono spłaty, potrącenia i korekty,
• czy wierzytelność nie jest opisana w sposób sprzeczny z załącznikami.

Warto pisać zgłoszenie tak, jakby ktoś obcy miał je zrozumieć w 2–3 minuty.

Błędy w kwocie głównej (kapitale)

• zgłoszenie kwoty „z dokumentu źródłowego” bez uwzględnienia wpłat lub kompensat,
• zsumowanie kilku faktur bez rozpisania pozycji i bez możliwości weryfikacji,
• pomylenie brutto z netto (gdy dokumenty wskazują inaczej),
• wrzucenie do kapitału kosztów, które powinny być wykazane osobno (jeżeli formularz to rozróżnia).

Jak to poprawić

• przygotuj krótkie zestawienie: faktura/pozycja → kwota → spłaty → saldo,
• jeżeli są kompensaty albo korekty, pokaż je w tabeli z datami,
• pilnuj spójności: suma z tabeli ma być równa kwocie wpisanej w formularzu.

Błędy w odsetkach

• liczenie odsetek do dnia wysyłki zamiast do właściwej daty końcowej,
• brak rozbicia na okresy, gdy stopa zmieniała się w czasie,
• brak daty wymagalności lub pomylenie dat (odsetki liczone „od faktury” zamiast od terminu płatności),
• liczenie odsetek od kwoty, która została częściowo spłacona,
• podanie sumy bez metody (brak tabeli/wyliczenia).

Jak to poprawić

Najbezpieczniej dołączyć krótką tabelę z kolumnami: kwota bazowa, data od, data do, stopa, liczba dni, wynik. Jeżeli były spłaty częściowe, licz odsetki osobno dla okresów przed i po spłacie.

Błędy w opisie wierzytelności

• opis zbyt ogólny („dłużnik nie zapłacił”) bez wskazania dokumentów,
• brak informacji, które pozycje składają się na zgłoszoną kwotę,
• niejasne rozdzielenie kilku roszczeń (np. kilka umów w jednym opisie),
• pominięcie danych istotnych dla identyfikacji (np. numer umowy, numer faktury).

Jak to poprawić

Opis powinien odpowiadać na trzy pytania: z czego wynika dług, z jakich pozycji się składa, dlaczego kwota jest taka, a nie inna. Jedno krótkie zdanie + tabela/wyliczenie w załączniku często działa lepiej niż długi opis bez liczb.

Błędy w dokumentach i załącznikach

• nieczytelne skany, zdjęcia pod kątem, ucięte strony,
• brak kluczowego dokumentu źródłowego (np. umowy) i brak alternatywy, która potwierdza podstawę roszczenia,
• brak wyliczenia (zestawienia) przy wielu fakturach,
• niespójność: opis mówi o 12 fakturach, a w załącznikach jest 9.

Jak to poprawić

• łącz dokumenty tematycznie (umowa + aneksy, faktury w kolejności),
• dodaj krótką stronę „podsumowania” z tabelą salda,
• sprawdź, czy każdy dokument ma wszystkie strony i jest czytelny.

Błędy „systemowe” w KRZ

• złożenie pisma w niewłaściwej sprawie (podobna nazwa dłużnika),
• wybranie niewłaściwego typu pisma,
• brak potwierdzenia wysyłki i później problem z udowodnieniem terminu,
• składanie kilku zgłoszeń „po kawałku” zamiast jednego kompletnego.

Błędy związane z terminem zgłoszenia

Spóźnienie zwykle nie zamyka drogi do zgłoszenia, ale potrafi kosztować i ograniczać praktyczne korzyści (np. brak udziału w wcześniejszych podziałach). Jeżeli jesteś po terminie, zacznij od uporządkowania dokumentów i szybko podejmij decyzję, czy zgłoszenie jest opłacalne. Pomocne omówienie znajdziesz tutaj: zgłoszenie wierzytelności po terminie – konsekwencje i rozwiązania.

Błędy po wysłaniu (brak monitoringu)

• ignorowanie wezwań do uzupełnienia braków,
• brak reakcji w terminie na korespondencję,
• niezweryfikowanie listy wierzytelności, gdy zostanie udostępniona.

Kiedy warto zlecić przygotowanie zgłoszenia

Jeżeli sprawa dotyczy dużej kwoty, wielu dokumentów, rozliczeń częściowych, zabezpieczeń albo sporu co do zasadności roszczenia, profesjonalne przygotowanie zgłoszenia często oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów. Zakres wsparcia znajdziesz na stronie obsługa wierzycieli.

Checklista przed wysłaniem zgłoszenia

• Czy masz tabelę z wyliczeniem kwoty głównej (zwłaszcza przy wielu fakturach)?
• Czy uwzględniłeś wszystkie spłaty, kompensaty i korekty?
• Czy odsetki mają jasno określony okres i stopę oraz da się je przeliczyć?
• Czy opis wierzytelności odpowiada dokumentom w załącznikach?
• Czy załączniki są czytelne i kompletne (wszystkie strony, daty, podpisy)?
• Czy na pewno składasz pismo w prawidłowej sprawie w KRZ?
• Czy zapisałeś potwierdzenie wysyłki?

Szybki schemat „minimum” dla prostych spraw

Jeżeli masz jedną fakturę i brak sporów, często wystarczy:

• faktura/rachunek,
• potwierdzenie wykonania (jeśli występuje),
• krótkie wyliczenie: kwota główna + ewentualnie odsetki,
• jednozdaniowy opis podstawy roszczenia.

Im bardziej skomplikowana sprawa (wiele faktur, spłaty, reklamacje), tym bardziej potrzebujesz tabel i porządku w plikach.

Przykład poprawnego zgłoszenia (mini-wzór)

Poniżej fikcyjny przykład, który pokazuje logikę: krótki opis + tabela salda + odsetki z jasnym okresem. To nie jest gotowy formularz do przeklejenia, ale dobry punkt odniesienia, czy Twoje zgłoszenie da się „przeczytać” i zweryfikować.

Opis (1–2 zdania): Wierzytelność wynika z umowy sprzedaży z dnia 10.01.2025 r. oraz faktur FV/01/2025 i FV/02/2025. Dłużnik nie zapłacił w terminie, a część kwoty została uregulowana przelewem w dniu 05.03.2025 r.

Tabela salda (kapitał):

Odsetki: odsetki ustawowe za opóźnienie liczone od dnia następnego po terminie płatności do przyjętej daty końcowej, z rozbiciem na okresy (jeżeli stopa się zmieniała) oraz z uwzględnieniem spłaty częściowej.

Co zrobić, gdy syndyk uzna tylko część wierzytelności

Najczęstsze scenariusze „częściowego uznania” to:

• uznanie kapitału, ale pominięcie odsetek (bo okres lub stopa są niejasne),
• uznanie tylko części faktur (bo brakuje potwierdzeń albo dokumentów źródłowych),
• obcięcie kwoty przez nieuwzględnienie kosztów lub przez uznanie reklamacji/sporu,
• rozbieżność w saldzie (bo syndyk uwzględnił spłatę, której Ty nie uwzględniłeś, albo odwrotnie).

Co wtedy robić praktycznie:

• porównaj, co syndyk uznał, z Twoim wyliczeniem (pozycja po pozycji),
• przygotuj krótkie pismo wyjaśniające: „co jest niezgodne i dlaczego”,
• dołącz brakujące dowody albo popraw wyliczenie (bez emocji, z liczbami),
• pilnuj terminów na odpowiedź i dalsze kroki w sprawie.

Najgorsza strategia to ogólne „nie zgadzam się”. Najlepsza to tabelka różnic + dokument, który zamyka konkretny spór (np. potwierdzenie wykonania, korekta salda, wyliczenie odsetek z okresem).

Jak przygotować pliki: nazewnictwo i kolejność

Dobra organizacja plików realnie zmniejsza liczbę wezwań do uzupełnień, bo syndyk szybciej odnajduje podstawę roszczenia i wyliczenia.

• Trzymaj jeden „pakiet” tematyczny: umowa/aneksy → wykonanie → faktury → korespondencja → wyliczenie.
• Używaj prostych nazw: umowa.pdf, aneksy.pdf, faktury_01-06_2025.pdf, wyliczenie_saldo_odsetki.pdf.
• Jeżeli jest dużo faktur, połącz je w jeden plik i dodaj spis (pierwsza strona z listą).
• W wyliczeniu zawsze podawaj numery dokumentów, które są w załącznikach (żeby dało się „kliknąć wzrokiem”).
• Sprawdź czytelność: powiększ losowe strony i upewnij się, że daty/kwoty są ostre.

FAQ

Czy muszę zgłaszać wierzytelność w KRZ, jeśli mam wyrok?
Tak. Wyrok jest mocnym dowodem, ale nie zastępuje zgłoszenia. Żeby roszczenie zostało ujęte na liście wierzytelności, trzeba je zgłosić w systemie w przewidzianym trybie.

Czy mogę zgłosić wierzytelność po terminie?
Zwykle tak, ale spóźnienie może wiązać się z dodatkowymi kosztami i praktycznymi konsekwencjami. Jeżeli jesteś po terminie, najpierw policz opłacalność (kwota roszczenia vs. koszty i ryzyko pominięcia w wcześniejszych podziałach), a potem działaj szybko, żeby ograniczyć straty czasowe.

Dlaczego syndyk wzywa do uzupełnień, skoro dołączyłem faktury?
Najczęściej brakuje elementu, który pozwala zweryfikować roszczenie: wyliczenia salda, potwierdzenia wykonania, informacji o spłatach albo czytelnego połączenia dokumentów z kwotą wpisaną w formularzu.

Czy jedna pomyłka w odsetkach może obniżyć uznaną kwotę?
Tak. Jeżeli okres lub metoda wyliczenia są niejasne, syndyk może pominąć część odsetek albo wezwać do korekty. W praktyce odsetki są najczęstszym powodem poprawek.

Czy mogę zgłosić kilka wierzytelności w jednym zgłoszeniu?
Jeżeli dają się logicznie ująć (np. kilka faktur w ramach tej samej współpracy), zwykle tak, ale kluczowe jest rozpisanie pozycji i czytelne wyliczenie. Przy różnych umowach lub różnych typach roszczeń szczególnie ważny jest porządek w opisie i dokumentach.

Czy muszę dołączać wezwania do zapłaty?
Nie zawsze, ale często pomagają pokazać wymagalność i historię dochodzenia należności. Przy sprawach bez wyroku wezwania i korespondencja mogą ułatwić syndykowi weryfikację.