Zgłoszenie wierzytelności w KRZ krok po kroku (2026): jak złożyć i czego unikać

Zgłoszenie wierzytelności w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ) to dla wierzyciela kluczowy moment postępowania upadłościowego. Od poprawnego zgłoszenia zależy, czy Twoje roszczenie zostanie ujęte na liście wierzytelności oraz czy będziesz mieć realny wpływ na dalszy bieg sprawy (np. możliwość reagowania na decyzje syndyka).

W praktyce najczęstsze problemy wynikają nie z „trudności systemu”, ale z błędów merytorycznych: złej kwoty, złych odsetek, braków w dowodach albo nieczytelnych załączników. Poniżej znajdziesz uporządkowaną instrukcję, która prowadzi od przygotowania dokumentów aż po to, co robić po wysłaniu zgłoszenia.

Kiedy zgłasza się wierzytelność w KRZ

Wierzytelność zgłasza się po ogłoszeniu upadłości, w terminie wskazanym w obwieszczeniu. W skrócie: jeśli chcesz, aby Twoje roszczenie zostało formalnie uwzględnione, musisz je zgłosić we właściwy sposób i na czas.

Najważniejsze są dwie zasady:

• trzymaj się terminu z obwieszczenia,
• składaj jedno zgłoszenie kompletne, zamiast dosyłać „po kawałku”.

Jeżeli termin minął, system zwykle nadal pozwoli wysłać zgłoszenie, ale mogą pojawić się dodatkowe konsekwencje finansowe i organizacyjne. Dlatego lepiej nie odkładać tego na ostatni dzień.

Co przygotować przed wypełnieniem formularza

Zanim zalogujesz się do KRZ, przygotuj komplet plików i danych. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której formularz „wisi”, a Ty szukasz po mailach faktur albo próbujesz w pośpiechu liczyć odsetki.

Przygotuj:

• dane wierzyciela (nazwa, adres, numery identyfikacyjne, kontakt),
• numer rachunku bankowego do ewentualnych wypłat,
• podstawę roszczenia (umowa, faktury, protokoły, korespondencja, wyrok/nakaz),
• kwotę kapitału i sposób jej wyliczenia,
• wyliczenie odsetek (z podaniem okresu i stopy),
• informacje o zabezpieczeniach (jeżeli istnieją),
• pełnomocnictwo, jeżeli działasz w imieniu innej osoby/podmiotu.

Zadbaj o jakość skanów: dokumenty powinny być czytelne, kompletne i logicznie uporządkowane. To przyspiesza weryfikację i zmniejsza ryzyko wezwań do uzupełnień.

Jak znaleźć sprawę i wybrać właściwe pismo

Po zalogowaniu do KRZ wyszukujesz postępowanie po sygnaturze lub po danych dłużnika. Następnie wybierasz opcję złożenia pisma i wskazujesz formularz zgłoszenia wierzytelności.

Najczęstsza pomyłka na tym etapie to złożenie pisma w niewłaściwej sprawie (np. podobna nazwa dłużnika) albo wybranie niewłaściwego typu pisma. Przed przejściem dalej upewnij się, że sygnatura i dane dłużnika w systemie zgadzają się z Twoimi dokumentami.

Wypełnianie zgłoszenia: najważniejsze pola

Formularz jest podzielony na sekcje. W praktyce najwięcej znaczą poniższe elementy.

Jak opisać wierzytelność, żeby była „czytelna” dla syndyka

Opis nie powinien być długi. Ma być jednoznaczny: syndyk ma zrozumieć, z czego wynika dług, jaka jest jego wysokość i jak została policzona.

Sprawdza się prosty schemat:

• źródło (umowa/faktura/wyrok),
• zdarzenie (sprzedaż towaru/usługa/najem/pożyczka),
• data wymagalności,
• wyliczenie kwoty (kapitał + ewentualnie odsetki/koszty),
• wskazanie załączników, które to potwierdzają.

Jeżeli roszczenie składa się z kilku elementów (np. kilka faktur lub kilka rat), warto rozbić je w wyliczeniu na pozycje, a w opisie zostawić jedno zdanie podsumowania.

Dane wierzyciela

Sprawdź, czy dane identyfikacyjne są kompletne i aktualne. Zwróć uwagę na:

• prawidłową nazwę (szczególnie w spółkach),
• adres do doręczeń,
• kontakt (mail/telefon),
• numer rachunku bankowego (jeżeli formularz go wymaga).

Podstawa wierzytelności

Opisz krótko, z czego wynika roszczenie. Dobrze działa schemat: „umowa + zdarzenie + dokument”. Przykładowo: umowa sprzedaży i faktura, umowa najmu i zestawienie zaległości, umowa pożyczki i harmonogram spłat.

Unikaj opisów emocjonalnych i ogólników typu „dłużnik nie zapłacił” bez wskazania dokumentów. Z perspektywy syndyka liczy się, czy można od razu zrozumieć roszczenie i je zweryfikować.

Kwota należności głównej (kapitał)

Wpisz kwotę należności głównej zgodnie z dokumentami. Jeżeli część długu została spłacona, pokaż to w wyliczeniu i zostaw w zgłoszeniu wyłącznie kwotę pozostałą do zapłaty.

Wierzytelność częściowo spłacona, potrącenia i rozliczenia

Jeżeli po wystawieniu faktury doszło do częściowej spłaty, kompensaty (potrącenia) albo zwrotu towaru, uwzględnij to w wyliczeniu. Najczęstszy błąd to zgłoszenie „pełnej” kwoty z dokumentu źródłowego mimo późniejszych rozliczeń.

Dobre wyliczenie powinno pokazywać:

• kwotę pierwotną,
• kwoty wpłat/rozliczeń (z datami),
• saldo na dzień przyjęty do zgłoszenia.

Odsetki i koszty uboczne

Odsetki to najczęstsze źródło korekt. Zadbaj o:

• wskazanie, od kiedy naliczasz odsetki (data wymagalności),
• wskazanie, do kiedy naliczasz odsetki,
• spójne wyliczenie (najlepiej w formie prostego zestawienia).

Jeżeli dochodzisz także kosztów (np. kosztów procesu), opisz je i podeprzyj dokumentem. Nie mieszaj kosztów z kapitałem, jeśli formularz ma osobne pola.

Wierzytelność w walucie obcej

Jeżeli roszczenie jest wyrażone w walucie obcej, przygotuj jasne wyliczenie: kwota w walucie + sposób przeliczenia (kurs, data kursu) + wynik w złotówkach, jeśli jest wymagany przez formularz. Najważniejsze, żeby dało się odtworzyć, jak doszedłeś do kwoty wpisanej do systemu.

Kategoria zaspokojenia i zabezpieczenia

W wielu postępowaniach trzeba wskazać kategorię zaspokojenia oraz zaznaczyć, czy wierzytelność jest zabezpieczona (np. hipoteka, zastaw). Jeżeli masz zabezpieczenie, opisz je rzeczowo: rodzaj, przedmiot, dane identyfikujące.

Jeżeli nie masz pewności co do kwalifikacji, nie „zgaduj na siłę”. Lepiej przygotować jasny opis i dowody, a kwalifikację oprzeć o dokumenty.

Wierzytelność sporna lub warunkowa

Zdarza się, że dłużnik kwestionuje roszczenie (np. reklamacja, spór o zakres usługi, spór o kary umowne) albo że roszczenie zależy od spełnienia warunku (np. gwarancje, poręczenia). W takich sytuacjach najważniejsze jest, aby:

• opisać, na czym polega spór lub warunek,
• dołączyć dokumenty pokazujące Twoje stanowisko,
• przedstawić wyliczenie, które da się zweryfikować.

Unikaj „wrzucania” do zgłoszenia kwot szacunkowych bez wyjaśnienia. Jeżeli jakaś część jest niepewna, zaznacz to w opisie i pokaż, jak ją policzyłeś.

Odsetki: do kiedy je liczyć i jak uniknąć najczęstszego błędu

W wielu sprawach odsetki liczy się do dnia poprzedzającego dzień ogłoszenia upadłości, a nie do dnia, w którym wypełniasz formularz. To niby detal, ale w praktyce potrafi zdecydować o tym, czy zgłoszenie przejdzie bez zastrzeżeń.

Jeżeli masz wątpliwość, jaki okres odsetek przyjąć w Twojej sprawie, trzymaj się dwóch zasad: wyliczenie ma być spójne, a okres ma wynikać z dokumentów i dat w postępowaniu (w szczególności z daty ogłoszenia upadłości). W razie rozbieżności syndyk może wezwać do wyjaśnień lub korekty.

Prosty szablon wyliczenia odsetek (co powinno się znaleźć)

Żeby wyliczenie było „obronione”, powinno zawierać:

• kwotę bazową (kapitał),
• datę początkową naliczania (zwykle wymagalność),
• datę końcową (zgodną z zasadami dla danej sprawy),
• rodzaj odsetek (np. ustawowe/ustawowe za opóźnienie, jeśli to wynika z dokumentów),
• wynik sumaryczny oraz (opcjonalnie) tabelę po okresach, jeśli stawki się zmieniały.

Załączniki: jak je przygotować, żeby nie wróciły

Załączniki powinny pozwalać syndykowi odtworzyć Twoje roszczenie bez domyślania się brakujących elementów. Najlepszy zestaw to: dokument źródłowy + wyliczenie + potwierdzenie (jeżeli występuje).

Praktyczne wskazówki:

• łącz dokumenty tematycznie (np. umowa + aneksy, faktury w kolejności),
• dodaj krótkie zestawienie, co jest w pliku (np. „faktury 1–12”),
• nie wrzucaj zdjęć niskiej jakości, jeżeli da się zrobić skan,
• uważaj na ucięte strony, brak podpisów, brak dat.

Minimalny pakiet załączników dla typowych roszczeń

Poniżej przykładowe „minimum” (to nie są jedyne możliwe zestawy, ale pokazują logikę):

• faktury: faktury + potwierdzenie dostawy/wykonania (jeśli masz) + zestawienie kwot,
• pożyczka: umowa + harmonogram + zestawienie wpłat/salda,
• najem: umowa + zestawienie zaległości + dowody doręczeń wezwań (jeżeli masz),
• wyrok/nakaz: orzeczenie + (jeżeli posiadasz) dokumenty potwierdzające kwoty uboczne.

Podpis i wysłanie zgłoszenia

Po wypełnieniu formularza podpisujesz pismo i wysyłasz je przez system. Zapisz potwierdzenie wysyłki. W praktyce to Twoja „podkładka” na wypadek sporu, czy zachowałeś termin i co dokładnie wysłałeś.

Checklist przed wysłaniem

Przed kliknięciem „wyślij” przejdź przez krótką listę kontrolną:

• czy zgłaszasz sprawę właściwego dłużnika i właściwą sygnaturę,
• czy kwota kapitału zgadza się z dokumentami i uwzględnia spłaty/rozliczenia,
• czy odsetki mają poprawny okres i da się je odtworzyć z wyliczenia,
• czy załączniki są czytelne i kompletne,
• czy opis wierzytelności odpowiada temu, co jest w załącznikach.

Co robić po wysłaniu: kontrola i reagowanie

Wysłanie zgłoszenia nie kończy Twojego udziału w sprawie. Najczęściej trzeba jeszcze:

• sprawdzać, czy nie pojawiło się wezwanie do uzupełnienia,
• reagować w terminie na korespondencję,
• zweryfikować projekt listy wierzytelności, gdy zostanie udostępniony.

Jeżeli system lub syndyk wskaże braki, odpowiedz rzeczowo i konkretnie: dołącz brakujący dokument, popraw wyliczenie, doprecyzuj opis. Przerzucanie się ogólnikami zwykle tylko wydłuża sprawę.

Kiedy warto skorzystać z profesjonalnej obsługi wierzyciela

Jeżeli sprawa dotyczy większych kwot, wielu dokumentów, zabezpieczeń albo sporu co do zasadności roszczenia, warto rozważyć wsparcie przy przygotowaniu zgłoszenia i późniejszej kontroli listy wierzytelności. Szczegóły zakresu takiej pomocy znajdziesz na stronie obsługa wierzycieli.

Co zrobić, gdy KRZ „nie działa” albo przerwie sesję

W praktyce zdarza się, że:

• sesja wygasa i trzeba zalogować się ponownie,
• formularz nie zapisuje części danych,
• załącznik nie chce się wgrać albo ma nieczytelny podgląd.

Najbezpieczniejsze podejście:

• przygotuj wcześniej wszystkie pliki i wyliczenia offline,
• zapisuj roboczo dane w osobnym dokumencie (żeby móc je wkleić ponownie),
• wysyłkę zostaw na moment, kiedy masz czas na spokojne powtórzenie kroków,
• zachowuj potwierdzenia i zrzuty ekranu, jeśli pojawia się błąd przy finalizacji.

Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

• wpisanie kwoty „z pamięci” zamiast na podstawie wyliczenia,
• doliczenie odsetek za okres, którego nie obejmuje zgłoszenie,
• brak dokumentu potwierdzającego podstawę roszczenia,
• nieczytelne skany albo brak stron,
• niejasny opis, który nie pozwala połączyć dokumentów z żądaną kwotą,
• zgłoszenie wielu różnych roszczeń bez rozbicia na czytelne pozycje.

FAQ

Czy mogę zgłosić wierzytelność bez wyroku?
Tak. Podstawą mogą być też dokumenty prywatne, takie jak umowy i faktury, o ile pozwalają wykazać istnienie i wysokość roszczenia.

Czy muszę zgłaszać odsetki?
Jeżeli chcesz, aby zostały uwzględnione, musisz je wykazać i policzyć w sposób spójny z dokumentami i datami w sprawie.

Co jeśli mam wiele faktur?
Najlepiej połączyć je w logiczny zestaw i dołączyć krótkie podsumowanie kwot. Ułatwia to weryfikację i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Czy mogę poprawić zgłoszenie po wysłaniu?
Zwykle poprawa następuje poprzez odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia albo złożenie pisma korygującego w systemie (zależnie od sytuacji procesowej).

Czy brak rachunku bankowego przekreśla zgłoszenie?
Zgłoszenie może być merytorycznie poprawne, ale brak danych do wypłaty potrafi komplikować praktyczne rozliczenia. Warto podać kompletny zestaw danych.

Czy jeden błąd oznacza odrzucenie?
Niekoniecznie, ale może spowodować wezwanie do uzupełnienia, a to oznacza stratę czasu i ryzyko przekroczenia terminów. Dlatego lepiej przygotować zgłoszenie na spokojnie i w całości.