Opłata za zgłoszenie wierzytelności w upadłości — ile wynosi i kiedy trzeba ją zapłacić?

Wielu wierzycieli zastanawia się, czy zgłoszenie wierzytelności w upadłości „kosztuje”, czy jest tylko formalnością. Odpowiedź brzmi: to zależy od terminu.

Zasada jest prosta: Kto pilnuje terminów, ten nie płaci. Kto się spóźnia, ten płaci słono.

Zgłoszenie w terminie = 0 zł

Jeśli złożysz zgłoszenie wierzytelności w terminie wskazanym w obwieszczeniu o ogłoszeniu upadłości (zazwyczaj jest to 30 dni od daty obwieszczenia w KRZ), zgłoszenie jest bezpłatne.

Nie ma opłaty sądowej ani „manipulacyjnej”. Opłata skarbowa może pojawić się jedynie przy pełnomocnictwie (standardowo 17 zł, jeśli działa pełnomocnik).

Zgłoszenie po terminie = opłata zryczałtowana

Jeśli spóźnisz się choćby o jeden dzień (złożysz zgłoszenie w 31. dniu), syndyk wezwie Cię do uiszczenia zryczałtowanej opłaty.

Ile wynosi opłata?

Opłata ta nie jest stała kwotowo, ale wynika ze wzoru: 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat z zysku w trzecim kwartale roku poprzedniego, ogłaszanego przez Prezesa GUS.

W 2024/2025 roku kwota ta wynosi ponad 1000 zł (dokładną kwotę syndyk wskazuje w wezwaniu, zależy ona od aktualnego obwieszczenia GUS).

Czy opłata zależy od wysokości długu?

Nie — i to jest częsta pułapka. Opłata jest zryczałtowana, więc nie rośnie razem z kwotą wierzytelności.

• Jeśli zgłaszasz dług 1 000 000 zł — płacisz ok. 1000 zł opłaty (często to się „broni”).
• Jeśli zgłaszasz niezapłaconą fakturę na 1 500 zł — płacisz ok. 1000 zł opłaty (często nieopłacalne).

Dlatego przy małych długach, jeśli przegapisz termin 30 dni, zgłoszenie wierzytelności staje się ekonomicznie bezsensowne.

Skąd wziąć właściwy termin (KRZ)?

Termin liczysz od obwieszczenia o ogłoszeniu upadłości w KRZ. Jeśli dopiero zaczynasz, pomocne będzie też praktyczne omówienie systemu: jak zgłosić wierzytelność w KRZ krok po kroku.

W praktyce najważniejsze jest, aby:

• wejść w sprawę w KRZ (po sygnaturze lub danych dłużnika),
• odczytać treść obwieszczenia i termin na zgłoszenie,
• złożyć zgłoszenie najszybciej, nie „na ostatnią chwilę” (systemowe problemy i błędy w załącznikach potrafią zabrać czas).

Jak zgłosić wierzytelność w KRZ (krok po kroku)

Poniżej skrót praktycznych kroków (bez wchodzenia w każdy ekran KRZ):

1. Zaloguj się do KRZ i wybierz funkcję zgłoszenia wierzytelności w postępowaniu upadłościowym.
2. Wskaż postępowanie (upewnij się, że wybierasz właściwego dłużnika i właściwą sygnaturę).
3. Uzupełnij dane wierzyciela oraz wysokość roszczenia (kwota główna, ewentualnie odsetki, waluta).
4. Opisz podstawę wierzytelności (np. faktura, umowa, pożyczka, odszkodowanie) i dołącz dokumenty.
5. Jeśli działasz przez pełnomocnika, dołącz pełnomocnictwo i pamiętaj o opłacie skarbowej (jeśli jest wymagana).
6. Podpisz i wyślij zgłoszenie w KRZ.

Jeżeli masz kilka faktur/umów, często lepiej uporządkować je w jednym, czytelnym zestawieniu (załącznik), zamiast wpisywać chaotyczne opisy.

Jak przygotować dokumenty, żeby syndyk nie wzywał do uzupełnień

Najczęstszy problem nie polega na samym „kliknięciu” zgłoszenia w KRZ, tylko na brakach dowodowych. Dobrze przygotowany pakiet dokumentów przyspiesza weryfikację i zmniejsza ryzyko korespondencji zwrotnej.

W praktyce warto mieć:

• dokument źródłowy (umowa/faktura/zlecenie/pożyczka),
• potwierdzenie wykonania świadczenia (np. protokół, WZ, korespondencja mailowa),
• wezwania do zapłaty i potwierdzenia doręczenia (jeśli są),
• wyliczenie kwot (należność główna, odsetki, ewentualne koszty uboczne) oraz wskazanie, od kiedy liczysz odsetki.

Jeśli roszczenie jest sporne (np. dłużnik kwestionował usługę), tym bardziej ważne jest uporządkowanie dowodów: upadłość nie jest miejscem na „domyślanie się”, o co chodzi wierzycielowi.

Co zgłaszać: kwota główna, odsetki, koszty

Wierzytelność to nie zawsze tylko „kwota z faktury”. Typowo zgłasza się:

• kwotę główną (należność),
• odsetki (jeżeli przysługują) wraz z datą początkową,
• ewentualne koszty uboczne wynikające z dokumentów (np. koszty windykacji, jeśli są należycie udokumentowane i zasadne).

Jeżeli masz wątpliwości, czy dany składnik roszczenia jest do zgłoszenia, lepiej to opisać jasno w treści i podeprzeć dokumentami niż „wrzucić” jedną sumę bez wyjaśnień.

Co robić, gdy termin już minął?

Spóźnione zgłoszenie nadal jest możliwe, ale zwykle oznacza:

• obowiązek zapłaty opłaty zryczałtowanej,
• późniejsze rozpoznanie zgłoszenia i ryzyko, że „nie załapiesz się” na wcześniejsze czynności (np. pierwsze zestawienie wierzytelności).

Przed wysłaniem spóźnionego zgłoszenia warto policzyć, czy to ma sens ekonomiczny: jeśli opłata jest zbliżona do wysokości wierzytelności, czasem lepiej skupić się na innych działaniach. Jeśli chcesz zobaczyć praktyczne scenariusze (kiedy składać mimo opłaty, a kiedy nie), zajrzyj do poradnika o tym, jak wygląda zgłoszenie wierzytelności po terminie: konsekwencje i rozwiązania.

Czy warto zgłaszać „małą” wierzytelność po terminie?

To zależy od realnych szans na zaspokojenie. Przy niskiej kwocie długu opłata zryczałtowana potrafi „zjeść” cały potencjalny zwrot, ale czasem zgłoszenie ma sens, gdy:

• wierzytelność jest częścią większej współpracy (np. kilka długów, możliwość potrąceń, inne roszczenia),
• masz podstawy, by sądzić, że masa upadłości będzie istotna,
• zależy Ci na formalnym udziale w postępowaniu (np. dostęp do informacji i dokumentów, udział w zgromadzeniu wierzycieli).

W praktyce to decyzja „kalkulacyjna”: koszt opłaty vs. szansa i wysokość zaspokojenia.

Jak wnieść opłatę po terminie?

1. Wysyłasz zgłoszenie w systemie KRZ (nawet po terminie).
2. Syndyk weryfikuje datę i wysyła Ci (przez system) wezwanie do zapłaty.
3. W wezwaniu będzie podany numer konta bankowego oraz tytuł/oznaczenie płatności.
4. Zwykle masz 7 dni na przelew. Jeśli nie zapłacisz w terminie, zgłoszenie może zostać zwrócone i nie trafić na listę.

W praktyce warto zachować potwierdzenie przelewu i (jeżeli KRZ na to pozwala) dołączyć je do sprawy, żeby przyspieszyć obsługę.

Zgłoszenie wierzytelności w walucie obcej

Jeżeli Twoja umowa albo faktura jest w EUR/USD/GBP, da się to zgłosić prawidłowo, ale łatwo tu o błąd (np. nieczytelne wyliczenia, brak wskazania, czego dotyczy kwota, niejasny sposób przeliczenia).

W praktyce najlepiej trzymać się uporządkowanego schematu i skorzystać z gotowego omówienia: zgłoszenie wierzytelności w walucie obcej — jak to zrobić w KRZ.

Czy można uniknąć opłaty za spóźnienie?

Teoretycznie tak, ale jest to bardzo trudne. Musisz wykazać, że opóźnienie nastąpiło bez Twojej winy. Argumenty typu "nie wiedziałem o upadłości" lub "byłem na wakacjach" nie działają, ponieważ obwieszczenia w KRZ są jawne i publiczne. Skutecznym argumentem może być np. długi pobyt w szpitalu (udokumentowany) lub błąd systemu KRZ uniemożliwiający wysyłkę (udokumentowany zrzutami ekranu i zgłoszeniem do supportu).

Najczęstsze błędy (które wydłużają sprawę)

• Brak dokumentów potwierdzających roszczenie (faktury, umowy, korespondencja, wezwania do zapłaty).
• Zgłoszenie kwoty bez rozdzielenia na należność główną i odsetki.
• Wskazanie błędnych danych dłużnika albo niewłaściwego postępowania w KRZ.
• Braki formalne przy pełnomocnictwie (brak dokumentu, brak opłaty skarbowej, brak podpisu).

Jeśli chcesz przejść przez checklistę i zobaczyć konkretne przykłady pomyłek, pomocny będzie osobny wpis o tym, jakie są najczęstsze błędy w zgłoszeniu wierzytelności w KRZ.

Przydatne instrukcje

• Instrukcja: Jak zgłosić wierzytelność w KRZ?
• Po terminie: konsekwencje i rozwiązania
• Waluta obca: jak zgłosić wierzytelność w EUR/USD
• Checklist błędów: najczęstsze błędy w KRZ