Czy zaległe pensje pracowników można objąć układem?

Zaległe pensje pracowników można objąć układem tylko warunkowo. Co do zasady układ nie obejmuje wierzytelności ze stosunku pracy, chyba że pracownik jako wierzyciel wyrazi zgodę na objęcie swojej wierzytelności układem. Bez takiej zgody zaległe wynagrodzenie pozostaje poza układem. To oznacza, że restrukturyzacja firmy nie daje pracodawcy prostego prawa do jednostronnego przesunięcia zaległych wynagrodzeń do rat układowych.

Najważniejsze są cztery pytania: czy mówimy o zaległej pensji czy bieżącym wynagrodzeniu, czy roszczenie rzeczywiście wynika ze stosunku pracy, czy pracownik wyraził zgodę oraz czy propozycje układowe zachowują minimalny poziom ochrony wynagrodzenia. Dopiero po tej weryfikacji można oceniać, czy zaległości wobec pracowników da się ująć w planie naprawczym bez naruszenia podstawowych reguł.

Materiał dotyczy zobowiązań pracowniczych w restrukturyzacji przedsiębiorcy. Nie zastępuje analizy konkretnej listy płac, umów, dat i propozycji układowych.

Najkrótsza odpowiedź: tylko za zgodą pracownika

Jeżeli pytanie brzmi, czy pracodawca może sam wpisać zaległe pensje do układu, odpowiedź brzmi: nie powinien tak zakładać. Wierzytelności ze stosunku pracy są szczególnie chronione. Układ może objąć je tylko wtedy, gdy pracownik-wierzyciel zgodzi się na takie objęcie.

To nie jest zwykła formalność. Zgoda pracownika nie wynika z samego faktu, że firma rozpoczęła restrukturyzację, że większość wierzycieli poprze układ albo że zaległość znalazła się w roboczym zestawieniu zadłużenia. Trzeba ją traktować jako osobny warunek.

W praktyce największy błąd polega na wrzuceniu wszystkich „kosztów osobowych” do jednej kategorii. Pensja pracownika etatowego, zaległa premia regulaminowa, wynagrodzenie zleceniobiorcy i faktura osoby na B2B mogą wymagać innej oceny.

Zaległa pensja czy bieżące wynagrodzenie

Drugi krok to ustalenie, czy mówimy o długu historycznym, czy o bieżącej wypłacie. W postępowaniu o zatwierdzenie układu istotny jest dzień układowy. W postępowaniach otwieranych przez sąd praktycznym punktem odniesienia jest dzień otwarcia postępowania. To właśnie daty graniczne pomagają ustalić, które roszczenia analizować jako wierzytelności objęte układem, a które powinny być traktowane jako nowe zobowiązania.

Nie wystarczy spojrzeć na dzień przelewu ani sam termin wypłaty. Trzeba ustalić, za jaki okres pracownik świadczył pracę i kiedy powstało roszczenie o wynagrodzenie.

Przykładowo, jeżeli dzień układowy przypada 15 maja, a zaległość dotyczy wynagrodzenia za kwiecień, to mówimy o długu sprzed daty granicznej. Jeżeli natomiast pracownik wykonuje pracę po 15 maja, wynagrodzenie za ten późniejszy okres nie powinno być traktowane jak stara zaległość do prostego przesunięcia w układzie.

Wniosek jest prosty: zaległa pensja może być tematem układu dopiero po ustaleniu dat i podstawy roszczenia. Bieżąca pensja jest testem płynności firmy. Jeżeli przedsiębiorca nie ma z czego płacić wynagrodzeń po rozpoczęciu restrukturyzacji, problem nie polega już tylko na technicznej kwalifikacji długu.

Jak działa zgoda pracownika

Zgoda pracownika powinna być wyraźna i powiązana z konkretną wierzytelnością oraz konkretnymi propozycjami układowymi. Pracownik musi wiedzieć, czego dotyczy zgoda: jaka kwota ma wejść do układu, na jakich warunkach ma być spłacana i jaki będzie skutek dla jego pozycji jako wierzyciela.

Nie należy opierać się na założeniu, że zgoda jest dorozumiana, bo pracownik nie zaprotestował, odebrał informację o restrukturyzacji albo nadal przychodzi do pracy. Zgody nie powinno się domniemywać. Z perspektywy firmy taka konstrukcja jest ryzykowna, bo przy sporze trzeba będzie wykazać, że pracownik rzeczywiście zgodził się na objęcie jego wierzytelności układem.

Praktycznie warto oddzielić trzy poziomy:

1. Informacja dla pracownika. Firma wyjaśnia sytuację, kwotę zaległości i proponowany sposób spłaty.
2. Zgoda na objęcie wierzytelności układem. Pracownik podejmuje decyzję jako wierzyciel.
3. Głosowanie nad układem. Pracownik, jeżeli jego wierzytelność jest objęta układem, uczestniczy w procesie na zasadach wynikających z dokumentów postępowania.

Brak zgody nie oznacza, że dług znika albo że można go pominąć w analizie. Oznacza, że roszczenie pracownika trzeba potraktować poza układem i uwzględnić w płynności, ryzyku sporu oraz ocenie, czy firma realnie udźwignie restrukturyzację.

Czego nie zastępuje zgoda większości wierzycieli

Głosowanie większości wierzycieli nie usuwa indywidualnego warunku zgody pracownika na objęcie wierzytelności ze stosunku pracy. Nie wystarczy więc argument: „układ został przyjęty, więc pensje też są w układzie”.

Podobnie samo utworzenie grupy pracowników w propozycjach układowych nie rozwiązuje problemu. Taka grupa ma sens dla tych pracowników, którym przysługują wierzytelności ze stosunku pracy i którzy zgodzili się na objęcie ich układem. Nie jest sposobem na obejście zgody osób, które jej nie wyraziły, nawet jeżeli pozostałe grupy wierzycieli poprą układ.

Minimalny poziom ochrony wynagrodzenia

Nawet gdy pracownik zgodzi się na objęcie zaległej pensji układem, propozycje nie mogą być dowolne. Prawo restrukturyzacyjne przewiduje, że warunki restrukturyzacji zobowiązań ze stosunku pracy nie mogą pozbawiać pracowników minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Na dzień publikacji tego artykułu, czyli 27 maja 2026 r., minimalne wynagrodzenie za pracę od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4806 zł brutto. Tej kwoty nie należy jednak używać mechanicznie bez sprawdzenia wymiaru etatu, okresu zatrudnienia, składników wynagrodzenia i daty, której dotyczy roszczenie.

To ograniczenie ma praktyczne znaczenie przy propozycjach typu:

• rozłożenie zaległości na raty,
• odroczenie terminu płatności,
• częściowa redukcja zobowiązania,
• zróżnicowanie warunków dla grup wierzycieli,
• próba objęcia układem premii, dodatków, odpraw albo ekwiwalentu.

Nie wolno przedstawiać zgody pracownika jako narzędzia do pełnego zdjęcia ochrony wynagrodzenia. Jeżeli propozycje sprowadzają się do tego, że pracownik ma w praktyce utracić gwarantowane minimum, rośnie ryzyko naruszenia prawa i sporu o zatwierdzenie układu.

Co może być wierzytelnością pracowniczą

Wierzytelności ze stosunku pracy to nie tylko miesięczna pensja zasadnicza. W zależności od dokumentów i okoliczności mogą obejmować także inne należności wynikające z zatrudnienia.

Najczęściej trzeba sprawdzić:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• premie i dodatki, jeżeli wynikają z umowy, regulaminu albo innych wiążących zasad,
• wynagrodzenie za nadgodziny,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• odprawę,
• inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy.

Nie każda kwota wypłacana osobie współpracującej z firmą będzie jednak wierzytelnością ze stosunku pracy. Jeżeli dana osoba działa na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu B2B albo kontraktu menedżerskiego, trzeba osobno ustalić podstawę prawną roszczenia. W takim przypadku nie należy automatycznie stosować tej samej reguły, która dotyczy pracownika etatowego.

Osobno trzeba też traktować składki, podatki i inne zobowiązania publicznoprawne powiązane z wynagrodzeniami. To nie są po prostu „pensje pracowników”. Mogą mieć własne zasady oceny w restrukturyzacji i powinny być wyodrębnione w analizie zadłużenia.

Checklista przed wpisaniem pensji do propozycji układowych

Zanim firma wpisze zaległości płacowe do propozycji układowych, powinna przejść przez prostą, ale dokładną kontrolę. To etap, na którym zwykle wychodzi, czy problem dotyczy kilku zaległych wypłat, czy głębszej utraty płynności.

1. Zrób imienną listę pracowników i kwot. Przy każdej osobie wpisz kwotę brutto, okres, tytuł świadczenia i termin wymagalności.
2. Oddziel zaległości od bieżących wynagrodzeń. Nie mieszaj pensji za okres sprzed daty granicznej z kosztami pracy po tej dacie.
3. Ustal podstawę roszczenia. Sprawdź umowę o pracę, regulamin wynagradzania, aneksy, listy płac, ewidencję czasu pracy i dokumenty dotyczące premii.
4. Oznacz roszczenia sporne. Jeżeli firma kwestionuje premię, nadgodziny albo odprawę, nie traktuj kwoty jak oczywistej zaległości bez dodatkowej analizy.
5. Sprawdź, kto musi wyrazić zgodę. Dla każdej wierzytelności ze stosunku pracy trzeba ustalić, czy pracownik zgadza się na objęcie jej układem.
6. Policz minimalny poziom ochrony. Zweryfikuj, czy propozycje nie naruszają gwarancji minimalnego wynagrodzenia.
7. Oddziel ZUS i podatki. Nie dopisuj ich do zaległych pensji bez osobnej kwalifikacji.
8. Sprawdź cashflow po dacie granicznej. Firma musi wiedzieć, z czego zapłaci bieżące pensje, składki, podatki i koszty działania.

Najważniejszy punkt tej checklisty jest ostatni. Układ ma sens tylko wtedy, gdy firma ma źródło wykonania nowych zobowiązań i przyszłych rat. Jeżeli plan zakłada spłatę zaległych pensji w ratach, ale równocześnie powstają nowe zaległości płacowe, ryzyko niewykonania układu jest bardzo wysokie.

Czerwone flagi dla zarządu i finansów

Zaległe pensje są w restrukturyzacji jednym z najmocniejszych sygnałów ostrzegawczych. Nie dlatego, że ich ujęcie jest zawsze niemożliwe, lecz dlatego, że pokazują napięcie między ochroną pracownika a płynnością przedsiębiorstwa.

Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których:

• firma zakłada zgodę wszystkich pracowników, choć nikt jeszcze nie zebrał indywidualnych oświadczeń,
• propozycje układowe mówią o zaległych pensjach, ale nie pokazują, z czego będą płacone bieżące wynagrodzenia,
• pracownicy nadal wykonują pracę, a kolejne wypłaty są finansowane przez narastające opóźnienia,
• w jednej pozycji zestawiono pensje, premie, umowy cywilnoprawne, faktury B2B, ZUS i podatki,
• plan zakłada częściową redukcję zobowiązań pracowniczych bez sprawdzenia minimalnego poziomu ochrony,
• firma liczy na to, że brak reakcji pracownika będzie równoznaczny ze zgodą,
• zarząd nie wie, które roszczenia są bezsporne, a które mogą zakończyć się sporem.

Jeżeli występuje kilka takich czerwonych flag naraz, nie należy zaczynać od pisania atrakcyjnych rat układowych. Najpierw trzeba ustalić realną skalę zadłużenia wobec pracowników i odpowiedzieć na pytanie, czy przedsiębiorstwo ma środki na bieżącą działalność, a nie tylko na pokazanie spłaty w tabeli.

Warto pamiętać o jeszcze jednym ryzyku. Sąd odmawia zatwierdzenia układu, jeżeli jest oczywiste, że układ nie będzie wykonany. Prawo przewiduje też domniemanie takiej sytuacji, gdy dłużnik nie wykonuje zobowiązań powstałych po dniu otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego. Bieżące wynagrodzenia pracowników mogą więc stać się praktycznym testem wykonalności układu.

Kiedy takie rozwiązanie może mieć sens

Objęcie zaległych pensji układem może być elementem uporządkowanej restrukturyzacji, ale tylko przy spełnieniu kilku warunków. Po pierwsze, zaległości trzeba poprawnie zidentyfikować. Po drugie, pracownicy muszą świadomie zgodzić się na objęcie swoich wierzytelności układem. Po trzecie, propozycje muszą respektować minimalną ochronę wynagrodzenia. Po czwarte, firma musi mieć środki na bieżące pensje po dacie granicznej.

Rozwiązanie może być racjonalne, gdy:

• zaległości są policzone i dotyczą jasno wskazanych okresów,
• pracownicy otrzymują konkretne propozycje, a nie ogólną informację o trudnej sytuacji firmy,
• firma potrafi oddzielić długi historyczne od bieżących kosztów zatrudnienia,
• propozycje nie naruszają minimalnego wynagrodzenia,
• plan restrukturyzacyjny pokazuje źródło spłaty rat i bieżących zobowiązań,
• roszczenia sporne są opisane oddzielnie, zamiast sztucznie zawyżać albo zaniżać listę zobowiązań.

Nie warto natomiast opierać układu na zaległych pensjach, jeżeli firma nie ma realnego planu dalszego finansowania zatrudnienia. Wtedy pracownicy stają się nie tylko wierzycielami historycznymi, ale także grupą, wobec której dłużnik będzie generował kolejne zobowiązania. To szybko podważa zaufanie do propozycji układowych i może uderzyć w ocenę wykonalności całego planu.

Wniosek dla restrukturyzacji firmy

Zaległe pensje pracowników nie są zwykłą kategorią długu do automatycznego wpisania w układ. Można je analizować w restrukturyzacji, ale tylko po przejściu przez sekwencję: kwalifikacja roszczenia, data graniczna, zgoda pracownika, minimalna ochrona wynagrodzenia i realny cashflow na bieżące wypłaty.

Najbezpieczniejszy praktyczny test brzmi:

1. Czy roszczenie wynika ze stosunku pracy?
2. Czy dotyczy okresu sprzed właściwej daty granicznej?
3. Czy pracownik wyraźnie zgadza się na objęcie wierzytelności układem?
4. Czy propozycje zachowują minimalny poziom ochrony?
5. Czy firma ma pieniądze na pensje za kolejne miesiące?

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niepewna, temat zaległych pensji trzeba doprecyzować przed przedstawieniem propozycji układowych. W przeciwnym razie układ może wyglądać porządnie w tabeli, ale nie rozwiąże podstawowego problemu: braku środków na zobowiązania, które powinny być regulowane na bieżąco.