Jak złożyć wniosek o upadłość firmy przez KRZ?

Własny wniosek o ogłoszenie upadłości firmy składa się elektronicznie przez KRZ, ale samo wysłanie formularza nie oznacza jeszcze, że sąd ogłosił upadłość. Jeżeli rozważasz upadłość firmy, najpierw trzeba ustalić, czy firma jest niewypłacalna, kto ma obowiązek złożyć wniosek, jakie dokumenty są gotowe i czy obok opłaty sądowej uwzględniono także zaliczkę na wydatki postępowania.

Największy błąd polega na rozpoczęciu od samego systemu. KRZ jest narzędziem do złożenia pisma i komunikacji z sądem, a nie miejscem, które porządkuje za firmę wierzycieli, zabezpieczenia, spory, egzekucje i dane finansowe. Dobrze przygotowany wniosek zaczyna się więc jeszcze przed logowaniem.

Materiał ma charakter informacyjny i odnosi się do stanu prawnego oraz publicznych danych kosztowych dostępnych na dzień 21 maja 2026 r.

Najkrótsza odpowiedź: jak złożyć wniosek przez KRZ

W praktyce proces wygląda tak: przygotowujesz dane i załączniki, logujesz się do KRZ jako uprawniony użytkownik, wybierasz formularz wniosku dłużnika o ogłoszenie upadłości, uzupełniasz dane, dołączasz dokumenty, podpisujesz pismo elektronicznie i wysyłasz je do właściwego sądu upadłościowego. Do pakietu trzeba dołączyć dowód opłaty od wniosku oraz dowód uiszczenia zaliczki na wydatki postępowania.

To jest jednak tylko etap inicjujący sprawę. O tym, czy upadłość zostanie ogłoszona, decyduje sąd. Po wysłaniu wniosku sąd może badać braki formalne, wzywać do uzupełnień, oceniać przesłanki upadłości, zabezpieczać majątek albo oddalić wniosek, jeżeli nie ma podstaw do ogłoszenia upadłości.

Praktyczny wniosek: KRZ jest ostatnim etapem przygotowania wniosku, a nie pierwszym miejscem, w którym dopiero ustala się sytuację firmy.

Czy firma powinna składać własny wniosek teraz

Punktem wyjścia nie jest pytanie, czy firma ma długi. Punktem wyjścia jest pytanie, czy jest już niewypłacalna. W Prawie upadłościowym chodzi o utratę zdolności do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Pomocnym sygnałem jest opóźnienie przekraczające 3 miesiące, ale nie należy traktować go mechanicznie jako jedynego testu.

Dla dłużnika ważny jest także termin. Dłużnik powinien zgłosić wniosek o ogłoszenie upadłości nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. W spółkach ryzyko praktyczne dotyczy osób, które mają prawo prowadzić sprawy dłużnika i go reprezentować. Dlatego nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że "księgowość wie o problemie" albo że "zarząd jeszcze analizuje".

Czerwona flaga: składanie wniosku tylko dlatego, że "trzeba coś kliknąć w KRZ". Wniosek o upadłość firmy powinien wynikać z oceny niewypłacalności, terminu, odpowiedzialności i sensu ekonomicznego, a nie z samej dostępności formularza.

Praktyczny wniosek: jeżeli firma ma jeszcze realny cashflow i możliwy plan układowy, przed własnym wnioskiem upadłościowym trzeba uczciwie porównać scenariusz restrukturyzacji z upadłością.

Kto składa wniosek i co sprawdzić przy reprezentacji

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej decyzję i podpis składa przedsiębiorca. Przy spółce trzeba sprawdzić zasady reprezentacji: umowę spółki, KRS, sposób działania zarządu, prokurę, likwidację, ewentualne zmiany w organach i to, czy wniosek podpisują właściwe osoby.

To ważne, bo w KRZ techniczne konto użytkownika nie zastępuje uprawnienia do działania za dłużnika. System może pozwolić przygotować pismo, ale formalnie liczy się to, czy osoba podpisująca i wysyłająca wniosek ma prawo działać w imieniu firmy albo prawidłowe pełnomocnictwo.

Przed przygotowaniem wniosku sprawdź:

1. Czy dane firmy w KRS albo CEIDG są aktualne.
2. Kto zgodnie z zasadami reprezentacji powinien podpisać wniosek.
3. Czy spółka nie jest już w likwidacji, restrukturyzacji albo innym postępowaniu wpływającym na sposób działania.
4. Czy pełnomocnik, jeżeli występuje, ma prawidłowe umocowanie.
5. Czy osoby podpisujące mają dostęp do właściwego podpisu elektronicznego.

Czerwona flaga: wniosek przygotowuje jedna osoba, podpisuje inna, a dokumenty finansowe pochodzą od jeszcze innej komórki i nikt nie sprawdza spójności danych. W postępowaniu upadłościowym rozbieżności między wnioskiem, księgowością i załącznikami szybko stają się problemem.

Praktyczny wniosek: przed KRZ trzeba potwierdzić nie tylko treść wniosku, ale też to, kto ma prawo go skutecznie złożyć.

Co przygotować przed logowaniem do KRZ

Do własnego wniosku dłużnika nie wystarcza ogólny opis, że firma "nie płaci". Sąd potrzebuje danych pozwalających ocenić niewypłacalność, majątek, wierzycieli, zabezpieczenia i sytuację procesową. KRZ wymusza uzupełnienie pól, ale nie zastąpi rzetelnego przygotowania dokumentów.

Najważniejsze elementy do zebrania przed logowaniem:

Do wniosku trzeba też dołączyć oświadczenia wymagane przez przepisy, w tym oświadczenie o prawdziwości danych. To nie jest formalność bez znaczenia. Nieprawdziwe albo niepełne dane mogą prowadzić do odpowiedzialności i poważnie skomplikować dalszy przebieg sprawy.

Jeżeli firma nie jest w stanie przygotować któregoś dokumentu, nie należy tego przemilczeć. Trzeba ustalić przyczynę braku i opisać ją w sposób, który nie wygląda jak próba ukrycia danych. Inaczej sąd może zobaczyć nie tylko brak techniczny, ale też problem z wiarygodnością całego wniosku.

Praktyczny wniosek: jeżeli nie masz aktualnej listy wierzycieli, wykazu majątku, danych o zabezpieczeniach i świeżych danych finansowych, jesteś jeszcze na etapie przygotowania, a nie składania wniosku.

KRZ krok po kroku: konto, formularz, podpis i załączniki

Jeżeli potrzebujesz najpierw zrozumieć, do czego służy sam system i jak czytać informacje w rejestrze, osobno opisaliśmy Krajowy Rejestr Zadłużonych. Przy własnym wniosku firmy najważniejsze jest jednak nie samo wyszukiwanie, ale prawidłowe przygotowanie pisma w portalu użytkownika.

Bezpieczna kolejność wygląda następująco:

1. Przygotuj konto użytkownika w KRZ i upewnij się, że osoba działająca w systemie ma właściwą rolę albo umocowanie.
2. Sprawdź dane dłużnika i reprezentację jeszcze przed rozpoczęciem wypełniania formularza.
3. Wybierz formularz wniosku dłużnika o ogłoszenie upadłości. Nie wybieraj formularza konsumenckiego ani wierzycielskiego, jeżeli sprawa dotyczy własnego wniosku przedsiębiorcy.
4. Uzupełnij dane identyfikacyjne, sąd, podstawę żądania i okoliczności wskazujące na niewypłacalność.
5. Dodaj załączniki w czytelnej formie. Nazwy plików powinny pozwalać ustalić, czego dotyczą, np. wykazu majątku, listy wierzycieli, bilansu, zabezpieczeń albo postępowań.
6. Dołącz dowód opłaty od wniosku oraz dowód uiszczenia zaliczki na wydatki postępowania.
7. Sprawdź spójność kwot: suma zobowiązań, lista wierzycieli, bilans i opis niewypłacalności nie powinny opowiadać czterech różnych historii.
8. Podpisz wniosek właściwym podpisem elektronicznym: zaufanym, kwalifikowanym albo osobistym, zależnie od sposobu działania i dostępnych narzędzi.
9. Wyślij wniosek i monitoruj korespondencję w KRZ, bo dalsze wezwania sądu również mogą pojawić się elektronicznie.

Nie warto zostawiać dodawania załączników na koniec, jeżeli dokumenty są nieopisane, nieczytelne albo rozproszone między księgowością, zarządem i pełnomocnikiem. To właśnie na załącznikach najczęściej wychodzą błędy: nieaktualne salda, brak adresu wierzyciela, pominięte zabezpieczenia, stare dane finansowe albo brak dowodu zaliczki.

Praktyczny wniosek: w KRZ wypełnia się formularz, ale jakość wniosku zależy od tego, czy firma wcześniej uporządkowała fakty i dokumenty.

Ile kosztuje własny wniosek o upadłość firmy

Koszt własnego wniosku dłużnika trzeba liczyć szerzej niż sama opłata sądowa. Na dzień 21 maja 2026 r. podstawowe minimum wejścia w sprawę wynosi 9851,42 zł.

Zaliczka nie jest stała na zawsze. Dla wniosków składanych w 2026 r. punktem odniesienia jest kwota 8851,42 zł, wynikająca z obwieszczenia GUS dotyczącego III kwartału 2025 r. Przed rzeczywistym złożeniem wniosku trzeba potwierdzić aktualną kwotę i sposób płatności.

Nie należy też zakładać, że 9851,42 zł zamyka cały koszt sprawy. Firma może ponosić koszty przygotowania dokumentów, obsługi prawnej, księgowej, porządkowania załączników oraz dalszych czynności po stronie postępowania. Sąd może też reagować na konkretne potrzeby sprawy, jeżeli przewidywane wydatki okażą się większe.

Czerwona flaga: zarząd zakłada, że "wniosek kosztuje 1000 zł", a dopiero przy wysyłce okazuje się, że brakuje zaliczki i dowodu jej uiszczenia. To nie jest drobny detal techniczny, tylko element wymagany przy wniosku.

Praktyczny wniosek: przed rozpoczęciem pracy w KRZ trzeba mieć policzoną nie tylko opłatę 1000 zł, ale też zaliczkę 8851,42 zł i koszty przygotowania dokumentów.

Najczęstsze błędy przy składaniu własnego wniosku

Własny wniosek firmy w KRZ zwykle nie komplikuje się przez samą technologię. Częściej problemem jest to, że system ujawnia chaos, który wcześniej istniał w dokumentach.

Najczęstsze błędy to:

• wybór niewłaściwego formularza, np. konsumenckiego albo wierzycielskiego zamiast wniosku dłużnika-przedsiębiorcy,
• opisanie sytuacji ogólnikowo: "firma nie ma środków", bez powiązania z wymagalnymi zobowiązaniami, terminami i wierzycielami,
• brak aktualnego wykazu majątku albo wyceny składników majątkowych,
• pominięcie wierzycieli zabezpieczonych, publicznoprawnych, leasingodawców albo wierzycieli spornych,
• podanie kwot niezgodnych z księgowością, wezwaniami, tytułami wykonawczymi albo egzekucją,
• niedołączenie dowodu opłaty i zaliczki,
• podpisanie wniosku przez osobę, której umocowanie nie wynika jasno z dokumentów,
• traktowanie wysłania formularza jako dowodu, że firma jest już "w upadłości".

Osobny problem to ukrywanie albo upiększanie sytuacji. Jeżeli w ostatnich miesiącach doszło do nietypowych spłat, sprzedaży majątku, przeniesienia aktywów, potrąceń albo działań wobec podmiotów powiązanych, trzeba ocenić, jak je prawidłowo ujawnić i opisać. Przemilczenie takich zdarzeń może być gorsze niż sam fakt ich wystąpienia.

Praktyczny wniosek: wniosek ma przekonać sąd, że dłużnik rzetelnie pokazuje stan firmy, a nie tylko próbuje technicznie uruchomić sprawę.

Co dzieje się po wysłaniu wniosku

Po wysłaniu wniosku przez KRZ sprawa nie przechodzi automatycznie do etapu syndyka i likwidacji majątku. Najpierw sąd bada wniosek. Może sprawdzić jego wymogi formalne, załączniki, opłatę, zaliczkę, właściwość sądu, reprezentację oraz to, czy opisane okoliczności uzasadniają ogłoszenie upadłości. Na tym etapie może też pojawić się postępowanie zabezpieczające, czyli ochrona majątku przed rozstrzygnięciem o upadłości.

Dopiero po ogłoszeniu upadłości pojawiają się zasadnicze skutki postępowania upadłościowego: syndyk, masa upadłości, obwieszczenia i dalsze czynności wobec majątku oraz wierzycieli. Dlatego w komunikacji z kontrahentami, pracownikami i wierzycielami trzeba uważać na język. "Złożyliśmy wniosek" to nie to samo co "sąd ogłosił upadłość".

Ta różnica ma znaczenie praktyczne. Jeżeli firma pochopnie komunikuje, że jest już w upadłości, może wywołać reakcje kontrahentów, banków, leasingodawców albo pracowników, które nie odpowiadają jeszcze formalnemu etapowi sprawy. Z drugiej strony nie wolno udawać, że złożenie wniosku nic nie zmienia: od tego momentu trzeba monitorować KRZ, reagować na wezwania i pilnować spójności dalszych działań.

Praktyczny wniosek: po wysłaniu wniosku zarządza się sprawą sądową, a nie świętuje zakończenie problemu.

Własny wniosek firmy a wniosek wierzyciela

Własny wniosek dłużnika i wniosek wierzyciela o upadłość mogą prowadzić do tego samego typu rozstrzygnięcia, ale wychodzą z innej perspektywy. Dłużnik pokazuje własny stan niewypłacalności, majątek, wierzycieli i dokumenty finansowe. Wierzyciel koncentruje się przede wszystkim na swojej wierzytelności, legitymacji i sygnałach niewypłacalności dłużnika.

Sam fakt, że wierzyciel może złożyć własny wniosek, nie zwalnia dłużnika z oceny własnego terminu i obowiązku. Jeżeli firma jest niewypłacalna, bierne czekanie na ruch wierzyciela może zwiększać ryzyko po stronie osób zarządzających.

Praktyczny wniosek: własny wniosek firmy nie jest odpowiedzią na ambicję wierzyciela, tylko na stan niewypłacalności dłużnika i obowiązki wynikające z prawa.

Checklista przed wysłaniem wniosku

Przed kliknięciem "wyślij" warto przejść przez ostatni filtr. Jeżeli przy kilku punktach odpowiedź brzmi "nie wiem", to znak, że firma nadal przygotowuje materiał, a nie ma jeszcze gotowego wniosku.

Sprawdź:

1. Czy ustalono, od kiedy firma jest niewypłacalna i jak liczony jest termin 30 dni.
2. Czy wiadomo, kto ma prawo podpisać i wysłać wniosek.
3. Czy wybrano właściwy formularz w KRZ dla wniosku dłużnika o ogłoszenie upadłości.
4. Czy lista wierzycieli zawiera adresy, kwoty, terminy zapłaty i oznaczenie wierzytelności spornych.
5. Czy wykaz majątku jest aktualny i zawiera szacunkowe wartości.
6. Czy przygotowano bilans sporządzony dla celów postępowania albo ustalono, dlaczego dłużnik nie może go złożyć.
7. Czy opisano zabezpieczenia, egzekucje, procesy i inne postępowania dotyczące majątku.
8. Czy dołączono dowód opłaty 1000 zł i zaliczki 8851,42 zł.
9. Czy załączniki są czytelne, opisane i spójne z treścią formularza.
10. Czy po wysłaniu wniosku ktoś będzie monitorował korespondencję w KRZ.

Jeżeli firma ma realne przychody, utrzymuje kluczowe kontrakty i może przygotować wykonalny układ, sama możliwość złożenia wniosku upadłościowego nie przesądza jeszcze, że to najlepszy ruch. Jeżeli natomiast zobowiązania są wymagalne, opóźnienia utrwalone, wierzycieli jest wielu, a plan spłaty nie ma pokrycia w gotówce, odwlekanie decyzji może być bardziej ryzykowne niż samo wejście w procedurę.

Najważniejszy wniosek jest prosty: wniosek o upadłość firmy przez KRZ powinien być końcem uporządkowanego przygotowania, a nie początkiem zgadywania, jakie długi, majątek i dokumenty naprawdę ma firma.